เพิ่มผู้ใช้และกำหนดสิทธิ์

ผู้ที่ทำได้: ผู้ดูแลระบบ (สิทธิ์จัดการผู้ใช้)

เพิ่มผู้ใช้ใหม่

1. ไปที่เมนู ผู้ดูแลระบบ → ผู้ใช้งาน แล้วกด เพิ่มผู้ใช้
2. กรอก ชื่อผู้ใช้ ใช้ได้เฉพาะ a-z 0-9 จุด ขีดล่าง และขีด เช่น somchai.k
3. กรอก ชื่อ นามสกุล และ อีเมล ส่วนช่องอื่นเช่นตำแหน่ง แผนก ใส่หรือไม่ก็ได้
4. เลือก บทบาท อย่างน้อย 1 บทบาท (เลือกได้หลายบทบาท)
5. กด สร้างผู้ใช้ + รหัสผ่านชั่วคราว
6. ระบบแสดง รหัสผ่านชั่วคราว ครั้งเดียว กด คัดลอก แล้วส่งให้พนักงานทาง LINE ส่วนตัวหรือบอกด้วยตัวเอง

พนักงานเข้าระบบด้วยรหัสชั่วคราวครั้งแรก ระบบจะบังคับให้ตั้งรหัสใหม่ทันที

บทบาทที่ใช้บ่อย

คนเดียวมีหลายบทบาทได้ เช่น บริษัทเล็กที่ฝ่ายขายดูคลังด้วย ให้เลือกทั้ง ฝ่ายขาย และ คลังสินค้า

ปรับสิทธิ์ของบทบาท

ไปที่ ผู้ดูแลระบบ → บทบาทและสิทธิ์ ติ๊กหรือเอาติ๊กออกในตาราง แล้วกด บันทึกสิทธิ์ การเปลี่ยนแปลงมีผลกับทุกคนในบทบาทนั้นทันที

พนักงานลาออก / ลืมรหัส

เปิดหน้าผู้ใช้คนนั้น (กดชื่อในรายการ) แล้วเลือก

• ปิดใช้งาน (ลาออก) เข้าระบบไม่ได้อีก แต่ประวัติและเอกสารที่เขาทำยังอยู่ครบ (ไม่ควรลบบัญชี)
• ระงับชั่วคราว เช่น ลาพักยาว
• ใช้งาน (ปลดล็อก) ปลดล็อกบัญชีที่กรอกรหัสผิดเกิน
• รีเซ็ตรหัสผ่าน สร้างรหัสชั่วคราวใหม่ รหัสเดิมใช้ไม่ได้ทันที
• รีเซ็ต MFA เมื่อพนักงานทำมือถือหาย (ยืนยันตัวตนพนักงานก่อนทุกครั้ง)

กฎสำคัญ: คนขอ ไม่ใช่คนอนุมัติ

เพื่อป้องกันการทุจริต ระบบไม่ยอมให้คนเดียวทำทุกขั้นเอง เช่น

• คนส่งใบเสนอราคาเข้าอนุมัติ อนุมัติใบของตัวเองไม่ได้
• คนออกใบสั่งซื้อ ตรวจรับของของใบนั้นเองไม่ได้
• คนบันทึกบิลผู้ขาย จ่ายเงินบิลนั้นเองไม่ได้

บริษัทที่มีพนักงานน้อย ให้แบ่งอย่างน้อย 2 คนสำหรับงานเหล่านี้ เช่น เจ้าของเป็นคนอนุมัติและจ่ายเงิน พนักงานเป็นคนบันทึก