ผู้ที่ทำได้: พนักงานทุกคนที่มีสิทธิ์เบิก · อนุมัติ: หัวหน้าหรือผู้บริหาร · จ่ายเงิน: การเงิน
เลือกประเภทให้ถูก
ที่หน้า การเงิน → เบิกค่าใช้จ่าย / เงินทดรอง มีปุ่มสร้าง 4 แบบ
| ปุ่ม | ใช้เมื่อ |
|---|---|
| เบิกค่าใช้จ่าย | จ่ายเงินตัวเองไปก่อน แล้วขอเงินคืน (เช่น ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน) |
| จ่ายจากเงินสดย่อย | จ่ายจากกล่องเงินสดย่อยของบริษัท อนุมัติแล้วตัดยอดเงินสดย่อยทันที |
| ขอเงินทดรอง | ขอเงินไปใช้ก่อน เช่น ไปซื้อของหน้างาน |
| เคลียร์เงินทดรอง | ใช้เงินทดรองเสร็จแล้ว ส่งใบเสร็จเพื่อปิดยอด |
เบิกค่าใช้จ่าย
- กด เบิกค่าใช้จ่าย
- ใส่ เรื่อง เช่น "ค่าเดินทางพบลูกค้า สัปดาห์ที่ 2"
- กด เพิ่มรายการ ใส่ วันที่จ่าย หมวด รายละเอียด จ่ายให้ / ร้าน และ ยอดก่อน VAT กับ VAT ตามใบเสร็จ (ใบเสร็จที่ไม่มี VAT ใส่ VAT เป็น 0) ถ้าเป็นใบกำกับภาษีเต็มรูป ใส่ เลขใบกำกับ ด้วย
- กด บันทึกร่าง
- ในหน้าใบเบิก กด แนบใบเสร็จ ที่แต่ละรายการ ถ่ายรูปจากมือถือได้เลย
- กด ส่งอนุมัติ
ควรรู้
ยอดตั้งแต่เกณฑ์ที่บริษัทตั้งไว้ต้องแนบรูปใบเสร็จ ถ้ายังไม่แนบ ระบบจะไม่ให้ส่งอนุมัติ
อนุมัติและจ่ายเงิน
- ผู้อนุมัติ เห็นใบเบิกในกล่อง รออนุมัติ เปิดดูใบเสร็จแล้วกด อนุมัติ หรือ ส่งกลับแก้ พร้อมความเห็น
- การเงิน เปิดใบเบิกที่อนุมัติแล้ว (แท็บ รอจ่าย) ใส่วันที่ วิธี และเลขอ้างอิงการโอน แล้วกด บันทึกจ่ายเงิน
ใบเบิกแบบ จ่ายจากเงินสดย่อย ถือว่าจ่ายแล้วทันทีที่อนุมัติ
เงินทดรอง
- กด ขอเงินทดรอง ใส่เรื่อง และ รายการที่จะใช้จ่าย (ประมาณการ) แล้วส่งอนุมัติ
- อนุมัติแล้วการเงินบันทึกจ่ายเงินให้พนักงาน
- ใช้จ่ายเสร็จ พนักงานกด เคลียร์เงินทดรอง เลือกเงินทดรองใบนั้น แล้วใส่รายการจริงพร้อมแนบใบเสร็จ ส่งอนุมัติ
- ระบบคำนวณให้ว่า พนักงานคืนเงิน หรือ บริษัทจ่ายเพิ่ม เท่าไร การเงินกด ปิดเงินทดรอง ตามยอดนั้น
เคล็ดลับ
ถ้าบริษัทเปิดใช้ AI จะมีปุ่ม เพิ่มรายการจากรูปใบเสร็จ ถ่ายรูปแล้วระบบอ่านวันที่ ร้าน ยอด และ VAT ให้ ตรวจตัวเลขก่อนส่งทุกครั้ง