ผู้ที่ทำได้: การเงิน / บัญชี
ลำดับงาน: ใบแจ้งหนี้ (ร่าง) → ออกเลขที่ → (วางบิล) → รับชำระ + ออกใบเสร็จ
สร้างใบแจ้งหนี้
จากใบสั่งขาย (ขายสินค้า แนะนำ) เปิดใบสั่งขายที่ส่งของแล้ว กด วางบิล ระบบสร้างใบแจ้งหนี้ร่างจากรายการที่ส่งแล้วแต่ยังไม่วางบิลให้
จากใบเสนอราคา (งานบริการ แบ่งงวด) ไปที่ การเงิน → ใบแจ้งหนี้ / รับชำระ กด สร้างใบแจ้งหนี้ เลือกใบเสนอราคาที่ลูกค้าตอบรับ ใส่ งวด (%) เช่น มัดจำ 30% แล้วกด ดึงข้อมูล ระบบไม่ยอมให้วางบิลรวมเกินมูลค่าใบเสนอราคา
สร้างเอง กด สร้างใบแจ้งหนี้ เลือกลูกค้า แล้วเพิ่มรายการ
ในฟอร์ม ตรวจ วันที่ ครบกำหนดชำระ (คำนวณจากเครดิตของลูกค้า) เลขที่ PO ลูกค้า และ หัก ณ ที่จ่าย % (ลูกค้านิติบุคคลที่หักภาษี: บริการทั่วไป 3% ค่าเช่า 5% ค่าขนส่ง 1% ขายสินค้าไม่ต้องหัก) แล้วกด บันทึกร่าง
ออกเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
- เปิดใบแจ้งหนี้ร่าง ตรวจลูกค้า รายการ และยอดเงินให้ถูกต้อง
- กด ออกเลขที่ แล้วยืนยัน
- กด พิมพ์ / PDF ส่งให้ลูกค้า
ระวัง
หลังออกเลขที่แล้ว แก้ไขไม่ได้ เพราะเป็นใบกำกับภาษี ถ้าผิดให้ ยกเลิก (Void) พร้อมเหตุผลแล้วออกใหม่ หรือออก ใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้ เลขที่ออกเรียงต่อกันไม่ขาดช่วงตามหลักภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงควรตรวจให้ครบก่อนกด
รับชำระเงินและออกใบเสร็จ
เมื่อลูกค้าโอนเงินหรือจ่ายเช็คมา
- เปิดใบแจ้งหนี้นั้น (ค้นด้วยเลขที่หรือชื่อลูกค้าที่ช่องค้นหาด้านบน)
- ในกล่อง รับชำระเงิน ใส่ วันที่รับ เลือก วิธี
- เงินที่ได้รับ ใส่ยอดที่เข้าบัญชีจริง
- ถ้าลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย ใส่ยอดใน ภาษีถูกหัก (50 ทวิ) เช่น ใบแจ้งหนี้ 10,700 บาท ลูกค้าหัก 3% ของ 10,000 = 300 บาท เงินเข้าจริง 10,400 บาท
- ใส่ เลขอ้างอิง (สลิป/เช็ค)
- กด ออกใบเสร็จ แล้วยืนยัน
ระบบออก ใบเสร็จรับเงิน ให้ทันที พิมพ์ได้จากรายการใบเสร็จด้านขวา ลูกค้าจ่ายไม่ครบ สถานะเป็น ชำระบางส่วน รับส่วนที่เหลือได้ภายหลัง
เคล็ดลับ
ลูกค้าจ่ายหลายใบพร้อมกันตามใบวางบิล ให้รับชำระที่ใบวางบิลทีเดียว ดู ใบวางบิล
ติดตามลูกหนี้
- การเงิน → ใบแจ้งหนี้ / รับชำระ กดตัวกรอง เกินกำหนด ดูใบที่เลยวันครบกำหนดแล้ว
- การเงิน → อายุลูกหนี้ / เจ้าหนี้ ดูว่าลูกค้าแต่ละรายค้างเท่าไร นานกี่วัน ดู รายงาน
- กล่อง วันนี้ต้องทำ ที่หน้าแรกบอกจำนวนใบที่เกินกำหนด
ยกเลิกใบเสร็จ
รับเงินผิดใบหรือยอดผิด ที่ใบเสร็จนั้นกด ยกเลิกใบเสร็จ ใส่เหตุผล ยอดค้างชำระจะกลับมาเหมือนเดิม แล้วบันทึกรับชำระใหม่ให้ถูก
ปัญหาที่พบบ่อย
กดวางบิลที่ใบสั่งขายแล้วไม่มีรายการ ยังไม่ได้ส่งของ หรือรายการที่ส่งแล้ววางบิลไปหมดแล้ว ตรวจคอลัมน์ ส่งแล้ว และ วางบิล ในใบสั่งขาย
ไม่มีกล่องรับชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ยังเป็น ร่าง ต้องกด ออกเลขที่ ก่อน
ลูกค้าขอแก้ชื่อหรือที่อยู่บนใบกำกับภาษี แก้ที่ข้อมูลลูกค้า (งานขาย·CRM → ลูกค้า) แล้วกด พิมพ์ / PDF ใหม่ เอกสารจะแสดงข้อมูลที่แก้แล้ว ถ้าส่งใบกำกับภาษีฉบับเดิมให้ลูกค้าไปแล้ว ให้ปรึกษาผู้ทำบัญชีเรื่องการยกเลิกและออกใบแทน