ผู้ที่ทำได้: ฝ่ายขาย · ผู้อนุมัติ: ตามกฎที่บริษัทตั้งไว้ (เช่น ผู้บริหาร เมื่อมูลค่าตั้งแต่ 30,000 บาท)
ลำดับงาน: ร่าง → ส่งอนุมัติ → อนุมัติแล้ว → ส่งลูกค้า → ลูกค้าตอบรับ → เปิดใบสั่งขาย
สร้างใบเสนอราคา
- ไปที่ งานขาย·CRM → ใบเสนอราคา แล้วกดสร้างใบเสนอราคา
- กรอก เรื่อง / ชื่องาน เช่น "ใบเสนอราคาวัตถุดิบ เดือนพฤศจิกายน"
- เลือก ลูกค้า (ถ้ายังไม่มี ให้ เพิ่มลูกค้า ก่อน) ส่วน ไซต์งาน และ เรียน (ผู้ติดต่อ) เลือกหรือไม่ก็ได้
- ตรวจ วันที่เสนอราคา ยืนราคาถึง และ เงื่อนไขการชำระเงิน ระบบใส่ค่าเริ่มต้นให้แล้ว
- ในส่วน รายการเสนอราคา กด เพิ่มรายการ แล้วกรอก รหัส รายละเอียด จำนวน หน่วย ราคา/หน่วย และส่วนลด (ถ้ามี)
- ตรวจยอดด้านล่าง ใส่ ส่วนลดท้ายบิล หรือ หัก ณ ที่จ่าย % ถ้ามี
- กด บันทึกร่าง
เคล็ดลับ
ใส่ รหัส ให้ตรงกับรหัสสินค้าในคลัง (เช่น MK-UHT-12) เมื่อเปิดใบสั่งขายจากใบเสนอราคานี้ ระบบจะผูกกับสินค้าในคลังและตัดสต็อกตอนส่งของให้อัตโนมัติ
ช่อง ขอบเขตงาน และ ไม่รวม / เงื่อนไขเพิ่มเติม จะแสดงบนใบเสนอราคา ส่วน บันทึกภายใน ลูกค้าไม่เห็น
ส่งอนุมัติ
- เปิดใบเสนอราคาที่บันทึกร่างไว้ แล้วกด ส่งอนุมัติ
- ถ้ามูลค่า ไม่ถึงเกณฑ์ ที่ต้องอนุมัติ ระบบอนุมัติให้ทันที สถานะเป็น อนุมัติแล้ว
- ถ้า ถึงเกณฑ์ สถานะเป็น รออนุมัติภายใน ผู้อนุมัติจะได้รับแจ้งเตือน และเห็นในกล่อง รออนุมัติ
ดูวิธีอนุมัติและการตั้งเกณฑ์ที่ การอนุมัติเอกสาร
ส่งให้ลูกค้าและรับคำตอบ
หลังอนุมัติแล้ว มี 2 ทางให้เลือก
ทางที่ 1: ส่งลิงก์ให้ลูกค้ากดตอบรับเอง
- กด สร้างลิงก์ส่งลูกค้า
- กด คัดลอก หรือ แชร์ผ่าน LINE / อีเมล ส่งให้ลูกค้า
- ลูกค้าเปิดลิงก์ได้โดยไม่ต้องมีบัญชี เห็นใบเสนอราคา แล้วกดตอบรับหรือปฏิเสธ ระบบบันทึกชื่อและเวลาไว้ และแจ้งเตือนคุณ
ควรรู้
ลิงก์แสดงให้คัดลอกได้ ครั้งเดียว ถ้าปิดหน้าไปแล้วหรือลูกค้าทำหาย ให้กด สร้างลิงก์ใหม่ (ลิงก์เดิมจะใช้ไม่ได้)
ทางที่ 2: ลูกค้าตอบรับทางอื่น เช่น ส่ง PO มาทางอีเมล หรือเซ็นใบเสนอราคาที่พิมพ์ไป
- กด พิมพ์ / PDF เพื่อส่งเอกสารให้ลูกค้า
- เมื่อลูกค้าตอบรับ ในหัวข้อ บันทึกการตอบรับแทนลูกค้า กรอก ชื่อผู้อนุมัติฝั่งลูกค้า และ หมายเหตุ (เช่น เลขที่ PO ลูกค้า)
- กด บันทึกตอบรับ
เมื่อสถานะเป็น ลูกค้าตอบรับ ให้ไปเปิดใบสั่งขายต่อ ดู ใบสั่งขายและการส่งของ
แก้ใบเสนอราคาที่ส่งไปแล้ว
ใบที่ส่งลูกค้าแล้วแก้ตรง ๆ ไม่ได้ ให้กด สร้าง Revision ระบบจะคัดลอกเป็นฉบับแก้ไข (Rev.1, Rev.2 …) ให้แก้แล้วส่งอนุมัติและส่งลูกค้าใหม่ ใบเดิมจะเปลี่ยนเป็น มี Revision ใหม่ และลิงก์เดิมของลูกค้าใช้ไม่ได้
สถานะของใบเสนอราคา
| สถานะ | ความหมาย |
|---|---|
| ร่าง | ยังแก้ไขได้ ยังไม่ส่งอนุมัติ |
| รออนุมัติภายใน | รอผู้มีอำนาจอนุมัติ |
| อนุมัติแล้ว | พร้อมส่งลูกค้า |
| ส่งลูกค้าแล้ว | รอลูกค้าตอบ |
| ลูกค้าตอบรับ / ลูกค้าปฏิเสธ | ได้คำตอบแล้ว |
| หมดอายุ | เลยวันยืนราคาแล้วลูกค้ายังไม่ตอบ (ระบบเปลี่ยนให้เอง) |
ปัญหาที่พบบ่อย
กดอนุมัติใบของตัวเองไม่ได้ ตั้งใจให้เป็นแบบนั้น คนส่งอนุมัติต้องไม่ใช่คนอนุมัติ ให้ผู้มีอำนาจอีกคนอนุมัติ
ถูกตีกลับ (ไม่อนุมัติ) ใบจะกลับเป็นร่าง ดูเหตุผลที่ผู้อนุมัติเขียนไว้ แก้ไข แล้วกด ส่งอนุมัติ อีกครั้ง
ลูกค้าบอกว่าเปิดลิงก์ไม่ได้ ลิงก์อาจถูกแทนด้วยลิงก์ใหม่ หรือใบเสนอราคาหมดอายุแล้ว ให้ตรวจสถานะ แล้วกด สร้างลิงก์ใหม่ หรือ สร้าง Revision ขยายวันยืนราคา