อนุมัติเอกสาร (สำหรับผู้บริหาร)
เอกสารที่รอคุณจะมาจาก 3 ทาง: กระดิ่งแจ้งเตือน · กล่องวันนี้ต้องทำ ที่หน้าแรก · เมนู สำนักงาน → กล่องรออนุมัติ ซึ่งรวมทุกเรื่องไว้ที่เดียว ทั้งใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบเบิก และใบลา
- กด ตรวจ ที่รายการ ระบบเปิดเอกสารนั้นให้
- ดูรายละเอียดเอกสาร มูลค่า และประวัติการส่งอนุมัติ
- ถ้าเห็นด้วย กด อนุมัติ (ใส่ความเห็นหรือไม่ก็ได้)
- ถ้าไม่เห็นด้วย ใส่ ความเห็น ว่าต้องแก้อะไร แล้วกด ไม่อนุมัติ เอกสารจะกลับไปเป็นร่างให้ผู้ขอแก้
ควรรู้
คุณอนุมัติเอกสารที่ ตัวเองเป็นคนส่ง ไม่ได้ ระบบตั้งใจป้องกันไว้ ถ้าเจ้าของกิจการเป็นคนทำใบเสนอราคาเอง ให้ตั้งกฎให้ผู้บริหารอีกคนอนุมัติ หรือไม่ตั้งกฎสำหรับยอดนั้น
ตั้งกฎการอนุมัติ (Approval Matrix)
ผู้ที่ทำได้: ผู้ดูแลระบบ
ไปที่ ผู้ดูแลระบบ → Approval Matrix แล้วกด เพิ่มกฎ
- เลือก เอกสาร: ใบเสนอราคา (ขาย) · ใบขอซื้อ (PR) · ใบสั่งซื้อ (PO)
- ตั้ง ชื่อกฎ ให้อ่านแล้วเข้าใจ เช่น "ใบเสนอราคาตั้งแต่ 30,000 บาท → ผู้บริหาร"
- ลำดับขั้น ขั้น 1 อนุมัติก่อน แล้วค่อยไปขั้น 2
- บทบาทผู้อนุมัติ ใครก็ได้ในบทบาทนี้อนุมัติได้
- เงื่อนไข ใส่ มูลค่าตั้งแต่ (บาท) และ/หรือ มูลค่าไม่เกิน (บาท) (ใบสั่งซื้อใช้มูลค่าก่อน VAT)
- ติ๊ก เปิดใช้งาน แล้วกด บันทึกกฎ
ตัวอย่างที่ใช้บ่อย
| ต้องการ | ตั้งกฎ |
|---|---|
| ใบเสนอราคาตั้งแต่ 30,000 บาท ให้เจ้าของอนุมัติ | ใบเสนอราคา · ขั้น 1 · ผู้บริหาร · มูลค่าตั้งแต่ 30,000 |
| ใบสั่งซื้อตั้งแต่ 15,000 บาท ให้เจ้าของอนุมัติ | ใบสั่งซื้อ (PO) · ขั้น 1 · ผู้บริหาร · มูลค่าตั้งแต่ 15,000 |
| ใบสั่งซื้อเกิน 100,000 ให้ผู้จัดการก่อน แล้วค่อยเจ้าของ | 2 กฎ: ขั้น 1 ผู้จัดการ (ตั้งแต่ 100,000) · ขั้น 2 ผู้บริหาร (ตั้งแต่ 100,000) |
- เอกสารที่ ไม่ตรงกฎไหนเลย จะอนุมัติให้อัตโนมัติตอนกดส่งอนุมัติ
- เงื่อนไขในกฎเดียวกันต้อง ตรงทุกข้อ ถ้าต้องการ "ข้อใดข้อหนึ่ง" ให้สร้างหลายกฎในลำดับขั้นเดียวกัน
- เปลี่ยนกฎแล้วมีผลกับเอกสารที่ส่งอนุมัติ หลังจากนั้น เอกสารที่รออยู่ใช้กฎเดิม
ปัญหาที่พบบ่อย
เอกสารค้างรออนุมัตินานเพราะผู้อนุมัติไม่อยู่ ให้คนอื่นที่อยู่ในบทบาทเดียวกันอนุมัติแทนได้ ถ้ามีคนเดียว ให้ผู้ดูแลระบบเพิ่มบทบาทนั้นให้ผู้รักษาการชั่วคราว
ผู้ขอกดส่งอนุมัติแล้ว แต่ผู้อนุมัติไม่เห็นในกล่อง ตรวจว่าบัญชีของผู้อนุมัติมีบทบาทตรงกับในกฎ และบัญชีไม่ได้ถูกระงับ